Por que ter um chat interno no sistema de atendimento
Em muitas empresas, a combinação do dia a dia acontece em grupos de WhatsApp pessoal. Alguém pergunta quem cobre o almoço, outra pessoa manda a escala do sábado, e no meio disso chegam mensagens de família, de fornecedores e de clientes. O resultado é conhecido: o aviso importante some, a dúvida sobre um atendimento fica sem resposta e ninguém lembra onde está aquele documento.
Os Chats do CRM Prymidia resolvem isso com um bate-papo interno que fica dentro do próprio sistema. Participam apenas as pessoas da equipe que usam o CRM. O cliente não vê essas conversas, então você pode falar com tranquilidade sobre um atendimento em andamento, pedir uma segunda opinião ou repassar uma orientação.
Como funciona, passo a passo
- No menu, entre em Chats e clique em Nova Conversa.
- Escreva um título que deixe claro o assunto, como "Agenda de sábado", e marque quem vai participar.
- Digite o texto no campo Digite uma mensagem e envie. Se precisar, anexe uma foto ou um documento.
- Acompanhe as conversas pelas abas Ativos e Finalizados.
- Nas opções de cada conversa, você pode editar, finalizar, reabrir, buscar uma mensagem antiga ou fixar um recado no topo.
- Fique de olho no número que aparece no item Chats do menu e no ícone de chat do painel de atalhos, aberto pela seta na lateral do menu. Ele indica que chegou mensagem nova.
Boas formas de usar os Chats
Uma conversa para cada assunto
Em vez de um único grupo para tudo, crie conversas com títulos objetivos: escala da semana, campanha do mês, dúvidas sobre um serviço. Assim, quem chega depois encontra rápido o que precisa, e a busca de mensagens fica ainda mais útil.
Pedir ajuda sem deixar o cliente esperando
Quando um atendimento trava, porque o cliente pergunta algo que você não sabe responder, mande a dúvida no chat para a pessoa certa enquanto a conversa com o cliente continua aberta. A troca acontece no mesmo sistema, sem trocar de aplicativo.
Recados que não podem se perder
Reunião marcada, mudança de horário, orientação nova de atendimento: fixe a mensagem no topo da conversa. Ela continua visível mesmo depois que o assunto rende muitas outras mensagens.
Avisos sem interromper ninguém
Como o aviso de mensagem nova aparece no menu e no painel de atalhos, cada pessoa lê no momento em que puder, sem largar um atendimento no meio. Isso reduz aquelas interrupções ao longo do dia para perguntar se o outro viu o recado.
Finalize as conversas cujo assunto já foi resolvido. A aba Ativos fica mais limpa e, se o tema voltar, é só reabrir.
Para quem é
O chat interno faz diferença em qualquer equipe que atende pelo mesmo número de WhatsApp: recepção de clínicas, secretaria de escolas, vendedores de lojas, equipes de prestadores de serviço. Ele combina bem com outros recursos do CRM, como as tarefas com lembrete e as permissões por usuário, e ajuda a separar o que é trabalho do que é vida pessoal.
Perguntas frequentes
O cliente consegue ver o que a equipe conversa nos Chats?
Não. Os Chats são internos: só as pessoas da equipe que usam o sistema participam, e nada aparece para os clientes.
Dá para mandar arquivos no chat interno?
Sim. Além de texto, você pode anexar arquivos, como uma foto ou um documento.
Como eu sei que chegou mensagem nova da equipe?
Aparece um número no item Chats do menu e também no ícone de chat do painel de atalhos, que abre pela seta na lateral do menu.
Posso escolher quem participa de cada conversa?
Sim. Ao criar a conversa em Nova Conversa, você dá um título e escolhe os participantes.
Transcrição do vídeo
Neste vídeo, você vai usar os Chats, o bate-papo interno da equipe, dentro do sistema.
Só as pessoas da equipe que usam o sistema participam. Os clientes não veem nada. Use para tirar dúvidas, pedir ajuda num atendimento ou dar um aviso.
No menu, abra Chats e clique em Nova Conversa. Dê um título e escolha os participantes.
Escreva no campo Digite uma mensagem e envie. Também dá para anexar arquivos, como uma foto ou um documento.
As conversas ficam separadas em Ativos e Finalizados. Em cada uma, você pode editar, finalizar, reabrir, buscar mensagens e fixar um recado importante no topo.
Quando chega mensagem nova, aparece um número no item Chats do menu e também no ícone de chat do painel de atalhos, na seta da lateral do menu.
Assim, a equipe combina o trabalho sem sair do sistema e sem usar o WhatsApp pessoal.
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Peça uma demonstração pelo WhatsApp. A equipe da Prymidia mostra este e os outros recursos na prática, com o jeito de atender da sua empresa.
