Por que organizar as tarefas dentro do CRM
No atendimento pelo WhatsApp, muita coisa fica para depois: retornar um cliente, enviar uma proposta, confirmar um horário. Quando esses combinados ficam em papel, em grupo de mensagens ou na memória de alguém, é comum esquecer, ou duas pessoas fazerem a mesma coisa.
As Tarefas da equipe reúnem esses pendentes no mesmo sistema em que a equipe já atende. Cada tarefa diz o que fazer, quando fazer e quem vai fazer. E o lembrete avisa na hora marcada.
Como funciona, passo a passo
- Abra as Tarefas. No menu, entre em Tarefas.
- Descreva a tarefa. No campo O que precisa ser feito, escreva de forma direta, por exemplo: ligar para o cliente sobre o orçamento.
- Acrescente detalhes, se quiser. O campo Detalhes é opcional e serve para registrar o que ajuda a lembrar do contexto.
- Marque dia e hora. Escolha quando o lembrete deve tocar.
- Defina o responsável. Escolha quem da equipe vai fazer, ou deixe Sem responsável.
- Adicione a tarefa. Clique em Adicionar tarefa. A partir daí, o lembrete toca na hora marcada.
- Acompanhe e conclua. A lista fica dividida em Hoje, Atrasadas, Próximas, Sem data e Feitas. Para mudar algo, use Editar e depois Salvar alterações. Para tirar da lista, use Excluir. Quando terminar, clique em Marcar como feita. Se marcou por engano, use Marcar como não feita.
Dicas para a equipe usar no dia a dia
Escreva a tarefa como uma ação
Comece pelo verbo: ligar, enviar, confirmar, retornar. Fica claro o que precisa ser feito, mesmo para quem não participou da conversa. Nos detalhes, coloque a informação que evita uma nova pergunta ao cliente, como o serviço de interesse ou o que já foi combinado.
Sempre que possível, defina um responsável
Tarefa sem dono tende a ficar parada. Use Sem responsável para o que qualquer pessoa pode fazer, mas, nos combinados com clientes, escolha alguém.
Comece o dia pelo grupo Atrasadas
Os grupos da lista mostram rapidamente o que está pendente. Uma boa rotina é abrir as Tarefas no início do expediente, resolver primeiro as atrasadas e depois as de hoje. No fim do dia, marque como feitas as que foram concluídas, para a lista refletir a realidade.
Não esqueça o grupo Sem data
Tarefas sem dia marcado são as mais fáceis de esquecer. De tempos em tempos, abra esse grupo e defina um dia para as que continuam importantes, ou exclua as que perderam o sentido.
Use as tarefas para o que depende de uma ação da equipe, como ligar ou conferir algo. Se o que você precisa é que uma mensagem chegue ao cliente em um dia e hora, as mensagens programadas são o caminho.
Para quem é
As Tarefas da equipe ajudam gestores que precisam distribuir o trabalho e acompanhar o que ficou pendente, e atendentes que querem parar de depender da memória. Servem para clínicas, escolas, lojas, consultórios e prestadores de serviço.
Junto com o Kanban, as tags e o chat interno, elas ajudam a equipe a manter em dia os combinados feitos com os clientes.
Perguntas frequentes
Preciso escolher um responsável para toda tarefa?
Não. Você pode escolher alguém da equipe ou deixar a tarefa Sem responsável.
Como sei o que está atrasado?
A lista separa as tarefas em grupos, e as que passaram do horário ficam em Atrasadas. Assim, a equipe vê logo o que está pendente.
Marquei uma tarefa como feita por engano. E agora?
Use a opção Marcar como não feita, e a tarefa volta a ficar pendente.
Dá para alterar uma tarefa depois de criada?
Sim. Clique em Editar, ajuste o que precisar e clique em Salvar alterações. Se ela não for mais necessária, use Excluir.
Transcrição do vídeo
Neste vídeo, você vai usar as Tarefas da equipe: anotar o que precisa ser feito, marcar dia e hora e escolher quem vai fazer.
No menu, abra Tarefas. No campo O que precisa ser feito, escreva a tarefa, por exemplo, ligar para o Pedro sobre o orçamento.
Em Detalhes, que é opcional, coloque o que ajuda a lembrar. Depois, escolha o dia e a hora do lembrete.
Em Responsável, escolha quem vai fazer, ou deixe Sem responsável. Clique em Adicionar tarefa. Pronto: o lembrete toca na hora marcada.
As tarefas ficam separadas em grupos: Hoje, Atrasadas, Próximas, Sem data e Feitas. Assim, a equipe vê logo o que está pendente.
Precisa mudar algo? Clique em Editar, ajuste e clique em Salvar alterações. Para tirar da lista, use Excluir.
Terminou? Clique em Marcar como feita, e a tarefa vai para Feitas. Se marcou sem querer, use Marcar como não feita.
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